Theo Điều 202 Luật Đất đai 2013, tranh chấp đất đai phải được hòa giải tại UBND cấp xã trước khi nộp đơn ra tòa hoặc gửi cơ quan hành chính cấp trên. Việc hòa giải không chỉ giúp giảm chi phí và thời gian mà còn giữ được tình làng nghĩa xóm, hạn chế phát sinh mâu thuẫn lớn. Cơ quan xã, phường, thị trấn là đơn vị đầu tiên tiếp nhận và xử lý, bởi họ nắm rõ lịch sử sử dụng đất, ranh giới và nguồn gốc của các bên tranh chấp.
Khi phát sinh tranh chấp, người dân cần nộp đơn yêu cầu hòa giải gửi đến UBND xã nơi có đất. Đơn cần ghi rõ thông tin cá nhân của các bên, vị trí thửa đất, nguyên nhân, diễn biến tranh chấp và yêu cầu cụ thể. Kèm theo đó là bản sao sổ đỏ (nếu có), giấy tờ liên quan đến quá trình sử dụng đất, biên lai thuế, hoặc giấy tờ mua bán, tặng cho. UBND xã sẽ tiếp nhận và ghi vào sổ theo dõi giải quyết tranh chấp.
Sau khi tiếp nhận, Chủ tịch UBND xã giao cho công chức địa chính – tư pháp xác minh thực địa, đo đạc, đối chiếu bản đồ, kiểm tra hồ sơ địa chính, đồng thời mời các bên liên quan lên làm việc. Nếu vụ việc phức tạp, xã có thể phối hợp với Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để đảm bảo tính khách quan. Quá trình xác minh thường kéo dài từ 10 đến 30 ngày tùy mức độ tranh chấp.
Tiếp đó, UBND xã sẽ thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai, gồm đại diện chính quyền, Mặt trận Tổ quốc, tổ dân phố, trưởng thôn, cán bộ địa chính và những người am hiểu pháp luật tại địa phương. Cuộc hòa giải phải được tổ chức có mặt của các bên tranh chấp và được lập biên bản hòa giải, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung tranh chấp, ý kiến của từng bên và kết quả thống nhất (nếu có).
Nếu hai bên đạt được thỏa thuận, biên bản hòa giải thành sẽ được các bên ký tên và UBND xã xác nhận. Kết quả này có giá trị pháp lý, là căn cứ để cơ quan đăng ký đất đai thực hiện thủ tục điều chỉnh, cấp mới hoặc thu hồi sổ đỏ theo nội dung đã thống nhất. Ngược lại, nếu hòa giải không thành, UBND xã vẫn phải lập biên bản hòa giải không thành, trong đó ghi rõ lý do, quan điểm của từng bên và hướng dẫn người dân thực hiện các bước tiếp theo.
Theo quy định, trong vòng 45 ngày kể từ ngày nhận đơn, UBND xã phải hoàn thành việc hòa giải. Nếu quá thời hạn mà không tổ chức hòa giải hoặc không ra kết luận, người dân có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện lên cấp trên. Với trường hợp hòa giải không thành, tùy theo loại tranh chấp, người dân có thể chọn một trong hai hướng: khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện, hoặc gửi đơn đề nghị giải quyết đến UBND cấp huyện hoặc tỉnh (nếu tranh chấp chưa có sổ đỏ hoặc liên quan đến hành chính).
Trên thực tế, nhiều vụ tranh chấp sổ đỏ được giải quyết dứt điểm ngay tại cấp xã khi các bên hiểu rõ nguồn gốc và cùng thiện chí. Việc hòa giải sớm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, tránh kéo dài kiện tụng mà còn thể hiện tính nhân văn trong quản lý nhà nước. Ngược lại, nếu thiếu hợp tác, kéo dài mâu thuẫn, vụ việc sẽ phải đưa ra tòa, tốn kém chi phí và có thể dẫn đến mất đoàn kết trong cộng đồng.
Các chuyên gia pháp lý cho rằng, để hòa giải thành công, cán bộ cấp xã cần trung lập, khách quan và nắm chắc hồ sơ địa chính. Đồng thời, người dân phải cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, tránh giấu thông tin hoặc đưa ra yêu cầu thiếu căn cứ. Hòa giải tại xã không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là cơ hội để các bên cùng nhau tháo gỡ mâu thuẫn trên cơ sở pháp luật và tình cảm.
Đặc biệt, với các vụ tranh chấp liên quan đến sai sót khi cấp sổ đỏ, việc hòa giải giúp cơ quan chức năng rà soát lại quy trình cấp giấy, xác định sai phạm (nếu có) và đề xuất hướng xử lý phù hợp như thu hồi, chỉnh lý hoặc cấp đổi. Khi đó, quyền lợi của người dân được bảo vệ, còn chính quyền địa phương có thêm căn cứ để hoàn thiện quản lý đất đai.
Tranh chấp sổ đỏ là điều khó tránh trong quá trình sử dụng đất, nhưng không nhất thiết phải biến thành kiện tụng kéo dài. Hòa giải tại xã, nếu được thực hiện đúng quy trình và thiện chí, chính là “chìa khóa vàng” giúp người dân giữ trọn quyền lợi, bảo vệ tình làng nghĩa xóm và góp phần xây dựng nền quản lý đất đai minh bạch, công bằng hơn.
