Lỗi đầu tiên và phổ biến nhất là thiếu giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất. Nhiều hộ dân sử dụng đất ổn định hàng chục năm, nhưng không có hợp đồng mua bán, giấy tờ sang nhượng, hoặc chỉ có giấy viết tay. Khi đó, cơ quan thẩm định không thể xác định rõ đất có hợp pháp hay không, dẫn đến hồ sơ bị tạm dừng để xác minh. Trường hợp này, người dân cần bổ sung xác nhận của UBND xã hoặc phường về quá trình sử dụng đất ổn định, không tranh chấp, hoặc nộp các chứng cứ liên quan như biên lai thuế, hóa đơn tiền điện nước lâu năm để làm căn cứ xét cấp.
Nguyên nhân thứ hai là thửa đất đang nằm trong quy hoạch, hành lang an toàn hoặc khu vực dự án treo. Dù người dân đã nộp hồ sơ đầy đủ, nhưng nếu đất nằm trong vùng quy hoạch xây dựng, mở đường, hoặc hành lang bảo vệ công trình (điện, giao thông, thủy lợi…), thì cơ quan chức năng buộc phải tạm dừng cấp sổ. Đây là tình huống “treo” điển hình vì hồ sơ không bị bác bỏ, nhưng cũng không thể giải quyết cho đến khi quy hoạch được điều chỉnh hoặc hủy bỏ. Người dân có thể kiểm tra thông tin quy hoạch tại phòng Tài nguyên – Môi trường hoặc Trung tâm phát triển quỹ đất địa phương để biết rõ tình trạng.
Một lỗi khác thường khiến hồ sơ kéo dài là sai thông tin về ranh giới, diện tích, hoặc số thửa trên bản đồ địa chính. Khi đo đạc thực tế khác so với giấy tờ cũ, hồ sơ sẽ bị yêu cầu đo vẽ lại, chỉnh lý bản đồ. Nếu có tranh chấp ranh giới với hàng xóm – dù chỉ vài chục centimet – việc xác định mốc giới cũng phải dừng lại để hòa giải. Đây là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ “kẹt” hàng năm trời chỉ vì hai bên chưa thống nhất ranh giới sử dụng.
Ngoài ra, rất nhiều hồ sơ bị “treo” do chủ đất chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Các khoản thuế, phí trước bạ, tiền sử dụng đất hoặc tiền chuyển mục đích sử dụng đất chưa được nộp đủ, nên cơ quan đăng ký không thể in và bàn giao sổ đỏ. Thậm chí có trường hợp hồ sơ bị bỏ dở giữa chừng vì chủ đất không đủ khả năng tài chính để đóng bổ sung phần chênh lệch giá đất theo bảng giá mới. Khi đó, hồ sơ vẫn tồn tại trong hệ thống nhưng không thể hoàn tất quy trình.
Một nguyên nhân khác là hồ sơ thiếu chữ ký hoặc sai người đại diện hợp pháp. Ví dụ: đất thuộc đồng sở hữu của vợ chồng, anh em hoặc người đã mất mà chưa làm thủ tục thừa kế, thì hồ sơ cấp sổ bị “vướng” vì chưa có đủ chữ ký của những người có quyền sử dụng. Trường hợp này, phải hoàn tất thủ tục khai nhận di sản thừa kế hoặc ủy quyền hợp pháp trước khi tiếp tục xin cấp sổ. Nhiều gia đình không biết, nộp hồ sơ thiếu chữ ký hoặc chỉ ghi tên một người, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại nhiều lần.
Không ít trường hợp bị “treo” do giấy tờ cũ sai thông tin nhân thân – như sai số CMND, sai ngày tháng năm sinh, hoặc người đứng tên trong giấy tờ cũ đã thay đổi tên theo hộ khẩu mới. Cơ quan đăng ký buộc phải yêu cầu chỉnh sửa, đính chính lại trước khi cấp sổ chính thức. Nếu người đứng tên trong giấy tờ cũ đã mất, hồ sơ còn phải qua bước xác định người thừa kế, khiến thời gian kéo dài đáng kể.
Một lỗi khác xuất phát từ đất thuộc loại không đủ điều kiện cấp sổ: đất lấn chiếm, đất hành lang an toàn, đất nông nghiệp sử dụng sai mục đích, hoặc đất công ích do xã quản lý. Với những trường hợp này, dù người dân đã xây nhà và sử dụng ổn định, cơ quan chức năng vẫn không thể cấp sổ cho đến khi hoàn tất việc xử lý vi phạm hoặc chuyển mục đích sử dụng đất hợp pháp.
Đáng chú ý, nhiều hồ sơ bị “treo” do thiếu sự phối hợp giữa các cơ quan: hồ sơ đã được xã xác nhận nhưng chưa được phòng Tài nguyên – Môi trường thẩm định, hoặc đang chờ cập nhật dữ liệu đo đạc. Một phần nguyên nhân đến từ quy trình liên thông còn chậm, khiến hồ sơ dù hợp lệ vẫn phải chờ hàng tháng mới có kết quả. Trong những trường hợp này, người dân có thể gửi đơn kiến nghị hoặc tra cứu tình trạng hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa để được hướng dẫn cụ thể.
Từ năm 2025, khi Luật Đất đai 2024 có hiệu lực, quy trình cấp sổ sẽ được đơn giản hóa, bổ sung hình thức cấp sổ điện tử và cho phép tra cứu trực tuyến tiến độ xử lý hồ sơ. Tuy nhiên, những hồ sơ cũ bị “treo” nhiều năm vẫn cần được rà soát và bổ sung theo quy định mới để hoàn tất.
Tóm lại, hồ sơ cấp sổ bị “treo” nhiều năm thường do những lỗi tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý của đất. Để tránh tình trạng này, người dân cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đo đạc chính xác, hoàn thành nghĩa vụ tài chính và xác minh quy hoạch trước khi nộp. Một bộ hồ sơ rõ ràng, hợp lệ không chỉ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt mà còn bảo vệ quyền lợi lâu dài của người sử dụng đất.
