Theo Điều 70 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (hướng dẫn thi hành Luật Đất đai 2013), khi đo đạc lập bản đồ địa chính hoặc cấp sổ đỏ lần đầu, cơ quan chuyên môn phải xác định ranh giới, mốc giới sử dụng đất thực tế. Nếu người sử dụng đất không có tranh chấp, thì việc xác định ranh giới có thể thực hiện dựa trên hiện trạng sử dụng ổn định và xác nhận của các hộ liền kề. Như vậy, chữ ký của hàng xóm không phải là thủ tục bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng là chứng cứ quan trọng để đảm bảo tính khách quan và tránh khiếu nại sau này.
Trường hợp phổ biến nhất là cấp sổ đỏ lần đầu – tức đất chưa từng được cấp Giấy chứng nhận trước đó. Khi đó, người sử dụng đất cần xác nhận ranh giới, mốc giới với các hộ xung quanh, thường thể hiện trên biên bản xác minh hoặc bản trích đo địa chính. Cơ quan đo đạc sẽ mời các hộ liền kề ký xác nhận, ghi rõ “đã xem, thống nhất ranh giới sử dụng”. Nếu tất cả đồng thuận, hồ sơ sẽ được tiếp tục thẩm định. Ngược lại, nếu một hộ liền kề không ký hoặc có ý kiến phản đối, hồ sơ có thể bị tạm dừng để giải quyết tranh chấp.
Tuy nhiên, trong thực tế, không ít trường hợp người hàng xóm vắng mặt, đi xa hoặc cố tình không ký. Khi đó, người sử dụng đất không bắt buộc phải chờ đợi vô thời hạn. Theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường, nếu cơ quan đo đạc đã niêm yết công khai bản đồ, biên bản ranh giới tại trụ sở UBND xã và khu dân cư trong 15 ngàymà không có khiếu nại, thì được xem là đồng thuận mặc định. Cán bộ địa chính sẽ ghi rõ “hộ liền kề không có ý kiến” vào biên bản, và hồ sơ vẫn được tiếp tục xử lý bình thường.
Với các trường hợp đã có sổ đỏ trước đó và nay xin cấp đổi hoặc cấp lại, thông thường không cần chữ ký hàng xómnữa, vì ranh giới đã được xác định rõ trong hồ sơ địa chính. Tuy nhiên, nếu có sự thay đổi diện tích, ranh giới sử dụng, hoặc phát sinh xây dựng lấn chiếm, thì cán bộ vẫn có thể yêu cầu xác nhận lại của hộ liền kề để tránh tranh chấp.
Điều đáng chú ý là việc ký xác nhận ranh giới chỉ có giá trị hành chính, không phải là văn bản chuyển nhượng hay nhường quyền sử dụng đất. Nhiều người hiểu lầm rằng ký xác nhận nghĩa là “đồng ý cho” hoặc “mất quyền” – điều này hoàn toàn sai. Chữ ký chỉ mang ý nghĩa xác nhận thực tế sử dụng ổn định, không tranh chấp. Vì vậy, nếu hàng xóm ký, họ không bị ràng buộc về quyền tài sản; ngược lại, nếu không ký mà không có lý do chính đáng, họ cũng có thể bị xem là cản trở thủ tục hành chính.
Một số địa phương hiện nay, đặc biệt ở Hà Nội và TP.HCM, đã áp dụng bản đồ địa chính số hóa và hệ thống đo đạc GPS, nên việc ký tay của hàng xóm không còn là điều kiện tiên quyết. Cơ quan chức năng có thể căn cứ vào dữ liệu đo đạc, hồ sơ quy hoạch hoặc sổ cũ để xác định ranh giới. Tuy nhiên, trong các khu dân cư đông đúc, đất có lịch sử lâu đời hoặc chưa đo đạc chuẩn, việc có chữ ký xác nhận vẫn giúp hồ sơ được duyệt nhanh và ít bị khiếu nại.
Trong trường hợp xảy ra tranh chấp ranh giới đất, người dân cần gửi đơn đề nghị hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất. Nếu hòa giải không thành, có thể khởi kiện tại Tòa án nhân dân theo thẩm quyền. Chỉ sau khi có kết quả giải quyết tranh chấp, cơ quan đăng ký mới tiếp tục thụ lý hồ sơ cấp sổ. Việc này cho thấy vai trò của chữ ký hàng xóm không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là căn cứ để chứng minh đất không tranh chấp – yếu tố then chốt trong quá trình xét cấp sổ đỏ.
Tóm lại, chữ ký của hàng xóm khi cấp sổ đỏ không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng lại là bằng chứng hữu hiệu để bảo vệ quyền lợi người sử dụng đất. Trong các trường hợp đất chưa có sổ, chưa đo đạc chính xác hoặc có khả năng tranh chấp, nên chủ động mời hàng xóm ký xác nhận ranh giới. Nếu họ vắng mặt, cần lập biên bản niêm yết công khai theo đúng trình tự. Khi hiểu rõ quy định, người dân sẽ không còn lo “vướng” chữ ký hàng xóm mà vẫn đảm bảo hồ sơ hợp lệ, đúng luật, và sớm cầm được sổ đỏ trong tay.
