Về nguyên tắc, đất đang tranh chấp hoặc đất bị lấn chiếm sẽ không được cấp sổ đỏ chính thức vì chưa xác định rõ quyền sử dụng hợp pháp. Tuy nhiên, trong những khu vực có lịch sử quản lý đất đai phức tạp, chính quyền có thể cấp sổ tạm thời để đảm bảo quyền lợi trước mắt cho người dân, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để quản lý trật tự xây dựng, thu thuế và làm căn cứ xem xét về sau. Loại giấy này không thay thế sổ đỏ nhưng giúp người dân được ghi nhận phần nào quyền sử dụng thực tế.
Trường hợp phổ biến nhất được cấp sổ tạm thời là khi phần đất bị lấn chiếm nhưng người dân có chứng cứ chứng minh quá trình sử dụng ổn định, liên tục, lâu dài, chẳng hạn như biên lai thuế nhà đất, giấy kê khai qua các thời kỳ, hồ sơ giao đất từ trước năm 1993, hoặc bản đồ 299 thể hiện diện tích thuộc quyền của hộ gia đình. Những tài liệu này có giá trị quan trọng vì cho thấy phần đất đó đã được sử dụng trước khi xảy ra lấn chiếm hoặc tranh chấp.
Một trường hợp khác là khi phần đất bị lấn chiếm nằm trong khu vực chưa hoàn tất đo đạc hoặc chưa xác lập ranh giới chính thức. Lúc này, cơ quan chức năng chưa thể cấp sổ đỏ do diện tích thực tế chưa được xác nhận đầy đủ, nhưng có thể cấp sổ tạm thời để đảm bảo người dân vẫn có giấy tờ pháp lý trong thời gian chờ hoàn thiện hồ sơ địa chính. Đây là giải pháp đặc biệt hữu ích tại các phường, xã đang trong quá trình lập bản đồ địa chính mới hoặc đang thực hiện quy hoạch tổng thể.
Ngoài ra, một số địa phương áp dụng sổ tạm thời cho trường hợp đất bị lấn chiếm nhưng người sử dụng đất đã có quyết định giao đất, cho thuê đất hoặc giấy tờ hợp lệ theo quy định cũ, chỉ có điều ranh giới chưa được đo lại nên khó xác định diện tích chuẩn xác. Việc cấp sổ tạm thời giúp Nhà nước ghi nhận mốc thời gian sử dụng đất, tạo cơ sở để sau này đối chiếu khi tranh chấp được giải quyết hoặc khi đo đạc chính thức hoàn tất.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đất bị lấn chiếm đều có thể được xem xét cấp sổ tạm thời. Nếu phần đất đang trong tranh chấp gay gắt, có đơn khiếu kiện của hộ liền kề, hoặc chưa thể xác định ranh giới sử dụng do thiếu chứng cứ, cơ quan cấp sổ sẽ tạm ngừng xử lý để tránh gây thêm phức tạp pháp lý. Tương tự, đất bị lấn chiếm nhưng nằm trong quy hoạch làm đường, công trình công cộng hoặc thuộc đất công do Nhà nước quản lý thì không thuộc diện được cấp bất kỳ loại sổ nào, kể cả tạm thời.
Trong quá trình xin cấp sổ tạm thời, người dân cần làm việc trực tiếp với địa chính xã, phường để lập hồ sơ hiện trạng, gồm biên bản xác minh, đo đạc, ý kiến các hộ liền kề và tài liệu chứng minh nguồn gốc sử dụng đất. Cơ quan chức năng sẽ thẩm định hồ sơ, kiểm tra quy hoạch và xác định mức độ phù hợp trước khi quyết định có cấp sổ tạm thời hay không. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo minh bạch, tránh cấp chồng lấn và hạn chế tranh chấp sau này.
Dù sổ tạm thời không có đầy đủ giá trị pháp lý như sổ đỏ, nhưng đây vẫn là căn cứ quan trọng để người dân bảo vệ quyền lợi của mình, tránh bị xem là sử dụng đất trái phép. Trong nhiều trường hợp, khi đo đạc hoàn tất hoặc khi tranh chấp được giải quyết xong, sổ tạm thời chính là cơ sở để tiến tới cấp sổ đỏ chính thức theo diện tích được công nhận. Điều này giúp người dân yên tâm hơn trong việc sinh sống, xây dựng và quản lý tài sản.
Cuối cùng, việc cấp sổ tạm thời cho đất bị lấn chiếm mang tính chất “ghi nhận tình trạng sử dụng” chứ không xác lập quyền sở hữu tuyệt đối. Do đó, người dân cần chủ động bảo vệ ranh giới đất, giữ đầy đủ giấy tờ, và phối hợp với chính quyền khi có yêu cầu đo đạc hoặc xác minh. Trong bối cảnh pháp luật đất đai đang dần siết chặt và quy trình quản lý ngày càng rõ ràng, việc sớm hoàn thiện hồ sơ sẽ góp phần giữ vững quyền lợi và tạo nền tảng để cấp sổ chính thức trong tương lai.
