Để làm sổ trong trường hợp này, bước đầu tiên là xác minh nguồn gốc đất. Gia đình cần thu thập các giấy tờ cũ như biên lai thu thuế nhà đất, thuế nông nghiệp, giấy xác nhận tạm giao đất, hoặc tài liệu của hợp tác xã, xã đội… nếu còn giữ được. Đây là những chứng cứ quan trọng cho thấy gia đình đã sử dụng đất ổn định từ thời ông bà.
Nếu không có bất kỳ giấy tờ nào, gia đình có thể làm thủ tục theo hướng đất sử dụng ổn định, lâu dài. Theo luật, người sử dụng cần chứng minh đất đã được sử dụng trước ngày 1/7/2004 mà không tranh chấp, phù hợp quy hoạch. Minh chứng gồm: lời khai của người sử dụng, xác nhận của hàng xóm liền kề và quan trọng nhất là xác nhận của UBND xã về thời điểm sử dụng đất.
Một bước then chốt là xin UBND xã lập biên bản xác minh nguồn gốc đất. Cán bộ địa chính sẽ kiểm tra thực địa, hỏi ý kiến khu dân cư, họp thôn hoặc tổ dân phố để xác nhận đất do ông bà để lại, sử dụng liên tục và không tranh chấp. Văn bản này là cơ sở mạnh nhất để xin cấp sổ.
Sau khi có xác nhận của xã, gia đình cần làm hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, bao gồm:
• Đơn đăng ký cấp sổ
• Sơ đồ thửa đất (do xã hoặc văn phòng đăng ký đo vẽ)
• Xác nhận nguồn gốc và quá trình sử dụng đất
• Giấy tờ tùy thân của người đứng tên
Hồ sơ sẽ được nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện. Cơ quan chức năng sẽ thẩm định, đo đạc lại diện tích và niêm yết công khai 15 ngày để đảm bảo không có tranh chấp.
Trong một số trường hợp, gia đình có thể phải nộp tiền sử dụng đất khi được cấp sổ. Mức nộp phụ thuộc vào thời điểm sử dụng đất, loại đất và quy định của từng địa phương. Nếu đất ông bà để lại và sử dụng trước năm 1993, nhiều trường hợp được miễn hoặc giảm đáng kể nghĩa vụ tài chính.
Nếu thửa đất có nhiều người thừa kế (anh em, con cháu), gia đình phải lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc cử một người đại diện đứng tên sổ. Đây là bước quan trọng để tránh tranh chấp về sau và được cơ quan công chứng xác nhận.
Một lưu ý quan trọng: nếu đất nằm trong quy hoạch hoặc lấn chiếm đất công, đất hành lang bảo vệ, thì hồ sơ có thể bị từ chối hoặc chỉ được xem xét cấp sổ có thời hạn. Vì vậy, kiểm tra quy hoạch trước khi nộp hồ sơ là việc cần thiết.
Tóm lại, đất do ông bà để lại dù không có giấy tờ vẫn hoàn toàn có thể làm sổ đỏ, miễn là chứng minh được quá trình sử dụng ổn định và không tranh chấp. Việc phối hợp với địa phương, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thống nhất giữa các thành viên gia đình là chìa khóa để thủ tục diễn ra suôn sẻ.
