Trước hết cần hiểu rằng, số tờ, số thửa là thông tin kỹ thuật để xác định vị trí chính xác của thửa đất trên bản đồ địa chính. Khi những con số này bị ghi sai – dù chỉ một ký tự – thì giấy tờ đó không còn khớp với dữ liệu đất đai do cơ quan Nhà nước quản lý. Vì vậy, về nguyên tắc, giấy viết tay ghi sai số tờ, số thửa sẽ không đủ căn cứ pháp lý để sang tên trực tiếp, mà phải làm thủ tục chỉnh lý, xác minh lại hiện trạng.
Trong trường hợp hợp đồng viết tay được lập trước ngày 1/7/2014 (thời điểm Luật Đất đai 2013 có hiệu lực), người mua vẫn có thể được xem xét cấp sổ đỏ lần đầu nếu chứng minh được đất đã sử dụng ổn định, không tranh chấp và phù hợp quy hoạch. Tuy nhiên, nếu trong giấy tờ ghi sai thông tin, cơ quan đăng ký đất đai sẽ yêu cầu người dân bổ sung xác nhận thực tế của chính quyền địa phương hoặc bản đồ trích đo thửa đất để đối chiếu, làm rõ vị trí đúng.
Cách xử lý phổ biến nhất là làm đơn xác nhận sai sót kèm theo bản đo đạc mới của thửa đất. Cơ quan địa chính cấp xã sẽ đối chiếu giữa giấy tay, bản đồ hiện trạng và sổ địa chính, sau đó xác nhận “thửa đất ghi trong giấy tay và thửa đất hiện nay là cùng một vị trí thực tế, chỉ sai số tờ/số thửa do cập nhật bản đồ qua các giai đoạn”. Khi có xác nhận này, hồ sơ sẽ được tiếp nhận để làm sổ hoặc sang tên.
Nếu người bán vẫn còn sống và hợp tác, hai bên nên lập lại hợp đồng chuyển nhượng có công chứng, trong đó ghi rõ thông tin chính xác của thửa đất theo bản đồ mới. Khi đó, việc sang tên sẽ thuận lợi và hợp pháp hoàn toàn. Ngược lại, nếu người bán đã mất hoặc không thể liên hệ, người mua phải xin xác nhận của UBND xã hoặc phường về việc mua bán thực tế, kèm theo nhân chứng hoặc biên lai nộp thuế sử dụng đất (nếu có).
Trong nhiều trường hợp, số tờ, số thửa thay đổi không phải do ghi sai mà vì nhà nước đã đo đạc, chỉnh lý bản đồ địa chính, khiến dữ liệu mới khác với bản cũ. Ví dụ, thửa đất trước đây là số 12 tờ 8, nay trở thành số 115 tờ 23 theo hệ thống bản đồ đo vẽ mới. Đây là tình huống thường gặp, và hoàn toàn có thể xác minh được qua phòng Tài nguyên – Môi trường hoặc chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai.
Tuy nhiên, nếu giấy tay sai số tờ, số thửa đến mức không thể xác định được vị trí thực tế của đất, hoặc không có nhân chứng, dấu mốc sử dụng cụ thể, thì hồ sơ sang tên gần như không thể được chấp thuận. Trong tình huống này, người mua chỉ có thể làm đơn xin công nhận quyền sử dụng đất ổn định lâu dài theo diện “đất không có giấy tờ”, kèm chứng minh đã quản lý, sử dụng đất từ trước năm 2004 đến nay mà không tranh chấp.
Một điểm cần lưu ý là: giấy viết tay, dù được ký kết đầy đủ, không có công chứng hoặc chứng thực, vẫn chỉ là giao dịch dân sự. Nếu nội dung sai số liệu kỹ thuật, giá trị pháp lý càng yếu. Vì thế, khi có cơ hội, người dân nên chuyển sang hình thức hợp đồng công chứng chính thức, cập nhật thông tin chính xác theo hồ sơ địa chính hiện hành. Điều này vừa giúp hợp thức hóa quyền sử dụng, vừa tránh tranh chấp về sau.
Theo quy định mới của Luật Đất đai 2024 (có hiệu lực từ ngày 1/1/2025), các trường hợp giao dịch đất bằng giấy tay sẽ được xem xét theo hướng mở rộng điều kiện cấp sổ nếu người dân chứng minh được việc sử dụng ổn định, ngay cả khi giấy tờ có sai lệch thông tin kỹ thuật. Tuy nhiên, việc xác minh phải dựa trên bản đồ địa chính chính thức và xác nhận của chính quyền, không thể dựa vào giấy tay sai lệch mà sang tên trực tiếp.
Vì vậy, nếu bạn đang giữ giấy viết tay ghi sai số tờ, số thửa, đừng vội nản. Hãy bắt đầu bằng việc đo đạc lại thửa đất, xin xác nhận của UBND xã/phường và làm hồ sơ bổ sung thông tin. Chỉ khi xác định rõ vị trí thực tế và được cơ quan chuyên môn xác nhận, bạn mới có thể tiến hành sang tên hợp pháp, đảm bảo quyền lợi lâu dài và tránh rủi ro pháp lý trong tương lai.
