Trước hết, gia đình cần kiểm tra mức độ hư hỏng. Nếu sổ chỉ rách nhẹ, bong góc, mất một phần viền nhưng thông tin vẫn đọc được, bạn vẫn có thể sử dụng để làm hồ sơ hành chính. Tuy nhiên, nếu sổ bị mối ăn, nát, mất chữ, lem mực hoặc mất hẳn một phần trang thì cần làm thủ tục xin cấp đổi để tránh rủi ro pháp lý.
Việc đầu tiên cần làm là mang toàn bộ giấy tờ bị hỏng đến UBND xã/phường hoặc Văn phòng đăng ký đất đai để cán bộ kiểm tra tình trạng. Cơ quan này sẽ xác định xem sổ còn khả năng sử dụng hay bắt buộc phải cấp lại. Không nên tự ý tách trang, cắt bìa hay dán chắp vá vì dễ làm mất tính xác thực của giấy tờ.
Hồ sơ xin cấp đổi sổ do hư hỏng gồm:
• Đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận
• Bản gốc sổ đỏ/sổ hồng bị hỏng
• CMND/CCCD + sổ hộ khẩu
• Tờ khai lệ phí trước bạ và phí cấp đổi (tùy địa phương)
Cơ quan đăng ký sẽ đo đạc, kiểm tra lại thửa đất và đối chiếu thông tin trong hồ sơ lưu trữ. Vì mỗi cuốn sổ khi cấp đều có bản gốc tại cơ quan địa chính, nên dù sổ đã hỏng nặng, cơ quan nhà nước vẫn có căn cứ xác minh quyền sử dụng đất hợp pháp. Đây là bước quan trọng để tránh tình trạng làm giả hoặc lợi dụng hủy sổ để thay đổi thông tin.
Nếu giấy tờ hỏng do ngập nước, mối mọt hoặc sự cố bất khả kháng, cơ quan chức năng vẫn giải quyết theo thủ tục cấp đổi bình thường, không xem đó là lỗi của người sử dụng. Bạn không bị phạt, chỉ cần nộp phí cấp đổi theo quy định.
Trong trường hợp giấy tờ bị hư hỏng đến mức không còn thông tin chủ sở hữu hoặc số thửa, diện tích, cơ quan đăng ký đất đai có thể yêu cầu xác nhận lại ranh giới, mốc giới và lập hồ sơ đo đạc mới. Điều này nhằm tránh sai sót khi in lại thông tin lên sổ mới.
Một lưu ý quan trọng là khi sổ hỏng mà mất luôn một phần trang có thông tin, việc xin cấp đổi sẽ lâu hơn vì cần đối chiếu hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên, bạn vẫn hoàn toàn được cấp lại sổ, miễn là đất không có tranh chấp và thông tin chủ sử dụng chính xác.
Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện đất đang có tranh chấp hoặc có người khác khiếu nại, cơ quan nhà nước sẽ tạm dừng cấp đổi cho đến khi giải quyết xong. Vì vậy, việc giữ sổ cẩn thận và xử lý kịp thời khi bị hỏng là rất quan trọng để tránh hệ lụy về sau.
Sau khi hoàn tất thẩm định, bạn sẽ được cấp sổ đỏ mới hoàn toàn, thay thế cho sổ cũ đã bị hư hỏng. Thời gian giải quyết thông thường từ 10 đến 30 ngày tùy khu vực. Sổ mới có giá trị pháp lý đầy đủ như sổ ban đầu.
Cuối cùng, để tránh tình trạng sổ tiếp tục bị hư hỏng, gia đình nên bảo quản giấy tờ trong túi chống ẩm, để nơi khô ráo, thoáng mát, tránh khu vực gần đất, gỗ mục hoặc nơi dễ có mối mọt. Việc giữ sổ an toàn giúp hạn chế phải đi cấp đổi nhiều lần và giảm nguy cơ thất lạc.
