Theo Luật Đất đai 2013 và Nghị định 43/2014/NĐ-CP, các hộ dân đang sử dụng ổn định phần diện tích nhà ở thuộc khu tập thể, nếu không có tranh chấp và phù hợp quy hoạch, được xem xét cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở. Điều kiện quan trọng là hộ phải có một trong các giấy tờ chứng minh nguồn gốc sử dụng, như: quyết định phân nhà của cơ quan, hợp đồng mua bán theo Nghị định 61/CP, giấy tờ nộp tiền sử dụng nhà, hoặc biên bản bàn giao nhà trước khi cải tạo.
Trong trường hợp nhà tập thể đã được cải tạo, cơ quan chức năng sẽ xem xét trên cơ sở hiện trạng sử dụng đất, công trình và mức độ cải tạo. Nếu việc cải tạo không làm thay đổi kết cấu chịu lực, không lấn chiếm diện tích chung, không vi phạm quy hoạch xây dựng, thì hộ dân vẫn được cấp sổ cho phần diện tích hợp pháp. Tuy nhiên, nếu đã nâng tầng, cơi nới, xây dựng thêm phòng, lấn sân, chiếm không gian chung, phần diện tích đó sẽ không được công nhận quyền sở hữu mà chỉ được ghi nhận phần hợp lệ theo hồ sơ gốc.
Hồ sơ xin cấp sổ cho nhà tập thể cũ cải tạo gồm:
Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (theo mẫu số 04/ĐK);
Bản sao giấy tờ chứng minh nguồn gốc nhà đất;
Bản vẽ hiện trạng nhà, sơ đồ vị trí (nếu có);
Xác nhận của UBND phường về việc sử dụng đất ổn định, không tranh chấp, không vi phạm quy hoạch;
Trường hợp nhà cải tạo, cần bổ sung biên bản kiểm tra hiện trạng và văn bản xác nhận an toàn công trình của cơ quan chuyên môn.
Người dân nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh quận/huyện nơi có nhà. Sau khi tiếp nhận, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra hồ sơ, đối chiếu bản đồ địa chính và tổ chức đo đạc hiện trạng. Nếu đủ điều kiện, sẽ trình UBND quận, huyện ký cấp sổ trong thời hạn khoảng 30 ngày làm việc.
Một số trường hợp đặc biệt như nhà tập thể thuộc sở hữu Nhà nước, nhà đang trong diện quy hoạch hoặc chờ cải tạo, xây mới sẽ tạm thời chưa được cấp sổ riêng. Khi đó, hộ dân có thể được cấp Giấy xác nhận tạm thời quyền sử dụng để đảm bảo quyền lợi cho đến khi dự án cải tạo được triển khai. Với các khu tập thể do cơ quan, xí nghiệp quản lý nhưng đã giải thể, UBND cấp quận/huyện sẽ phối hợp xác minh nguồn gốc và hướng dẫn làm thủ tục chuyển quyền.
Đối với các căn hộ đã chuyển đổi công năng (ví dụ: làm cửa hàng, văn phòng hoặc chia nhỏ cho thuê), cơ quan đăng ký đất đai chỉ cấp sổ khi phần cải tạo tuân thủ quy hoạch được duyệt. Trường hợp cải tạo sai phép, chủ sở hữu phải hoàn thiện thủ tục xin điều chỉnh giấy phép xây dựng hoặc khôi phục hiện trạng ban đầu. Khi được cấp sổ, quyền sở hữu chỉ ghi nhận phần nhà ở hợp pháp, không bao gồm phần vi phạm.
Các chuyên gia pháp lý khuyến nghị, người dân trước khi nộp hồ sơ nên liên hệ Phòng Quản lý đô thị hoặc Văn phòng đăng ký đất đai để được kiểm tra trước về hồ sơ gốc và quy hoạch. Việc này giúp tránh mất thời gian bổ sung, đồng thời xác định rõ phần diện tích nào được công nhận, phần nào không. Trong quá trình làm thủ tục, nếu nhà thuộc diện cải tạo hoặc đang chờ quy hoạch, người dân nên giữ nguyên hiện trạng, không sửa chữa thêm để tránh bị xử lý hành chính.
Như vậy, nhà tập thể cũ đã cải tạo vẫn có thể được cấp sổ, nếu phần sử dụng hợp pháp, không lấn chiếm và đảm bảo an toàn kết cấu. Nhà nước hiện khuyến khích các địa phương tháo gỡ khó khăn trong việc cấp sổ cho người dân tại khu tập thể, nhằm ổn định dân cư và quản lý đất đai minh bạch. Khi hiểu rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy định, người dân hoàn toàn có thể hợp thức hóa quyền sở hữu, yên tâm sinh sống lâu dài trong ngôi nhà của mình.
