Một trong những lỗi phổ biến nhất là bản vẽ thiết kế không đúng tiêu chuẩn, thiếu chữ ký của đơn vị tư vấn hoặc thiếu dấu pháp nhân. Nhiều hồ sơ còn không thể hiện đầy đủ mặt bằng, mặt cắt, mặt đứng theo yêu cầu, dẫn đến việc cơ quan thẩm định không thể đánh giá chính xác công trình. Đây là lỗi rất thường gặp ở những chủ nhà tự thuê đơn vị thiết kế nhỏ lẻ và không kiểm tra lại hồ sơ trước khi nộp.
Một lỗi khác khiến hồ sơ bị trả lại là thông tin chủ sở hữu không trùng khớp giữa bản vẽ, đơn xin phép và giấy tờ nhà đất. Chỉ cần sai số CMND, thiếu giấy ủy quyền hoặc đổi chủ nhưng chưa cập nhật trên sổ đã đủ để hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Những chi tiết này tưởng nhỏ nhưng lại được kiểm tra rất kỹ để tránh tranh chấp về sau.
Việc chưa hoàn tất nghĩa vụ tài chính hoặc đang vướng khiếu nại liên quan đến thửa đất cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ bị tạm dừng. Nhiều trường hợp đất vẫn còn nợ tiền sử dụng đất, chưa hợp thức hóa phần diện tích cơi nới hoặc đang trong quá trình xác minh tranh chấp. Khi pháp lý chưa rõ ràng, cơ quan cấp phép bắt buộc phải trả hồ sơ về để chủ đầu tư xử lý trước.
Không ít người gặp lỗi do xây dựng sai quy hoạch mà không biết. Quy hoạch chỉ giới đường đỏ, chỉ giới xây dựng, chiều cao tối đa hay mật độ xây dựng đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu công trình thiết kế cao hơn mức cho phép hoặc lấn vào khoảng lùi, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu chỉnh sửa lại toàn bộ bản vẽ.
Ngoài ra, hồ sơ thiếu bản sao công chứng hoặc sử dụng giấy tờ hết hạn cũng khiến quy trình bị gián đoạn. Một số giấy tờ như chứng nhận hành nghề của đơn vị thiết kế, đơn xin phép hoặc xác nhận hiện trạng cần bản mới, có giá trị pháp lý. Khi giấy tờ không hợp lệ, hồ sơ lập tức bị trả lại mà không được thẩm định tiếp.
Một lỗi rất thường gặp nữa là không có chữ ký của tất cả các đồng sở hữu trên giấy tờ nhà đất. Đối với thửa đất có nhiều người đồng sở hữu hoặc thuộc tài sản chung vợ chồng, mọi người đều phải ký vào đơn đề nghị cấp phép. Chỉ cần thiếu một chữ ký, cơ quan cấp phép không thể xác nhận sự đồng thuận của chủ sở hữu và phải yêu cầu bổ sung.
Nhiều hồ sơ bị trả lại do thiếu biên bản kiểm tra hiện trạng hoặc thiếu ảnh chụp thực tế của thửa đất. Đây là tài liệu quan trọng để cơ quan thẩm định đối chiếu với bản vẽ, nhằm xác minh xem công trình xin phép có đúng vị trí và hiện trạng hay không. Thiếu nhóm tài liệu này khiến quá trình đánh giá không thể tiếp tục.
Một lỗi khác gây chậm trễ là chủ đầu tư không kê khai đầy đủ loại công trình, quy mô, số tầng hoặc mục đích sử dụng. Thông tin không rõ ràng sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu quy hoạch, dẫn đến việc hồ sơ phải bổ sung hoặc điều chỉnh nhiều lần. Việc kê khai sai còn có thể khiến chủ nhà gặp rủi ro pháp lý về sau khi hoàn công.
Có trường hợp hồ sơ bị trả lại vì chủ đầu tư không nộp đủ các loại bản vẽ theo yêu cầu, đặc biệt là bản vẽ cấp điện, cấp thoát nước, kết cấu. Đây là phần nhiều người bỏ qua vì nghĩ rằng công trình nhỏ không cần chi tiết. Tuy nhiên, quy định đã nêu rõ mọi công trình phải có đủ hạng mục kỹ thuật để đảm bảo an toàn thi công.
Để tránh việc phải nộp đi nộp lại nhiều lần, chủ nhà nên kiểm tra kỹ checklist của cơ quan cấp phép xây dựng trước khi nộp hồ sơ. Việc chọn đơn vị thiết kế chuyên nghiệp, am hiểu quy định địa phương cũng giúp hạn chế đáng kể sai sót. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh ngay từ đầu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp quá trình thi công diễn ra thuận lợi và minh bạch.
