Theo Luật Đất đai 2013 và Luật Nhà ở 2014, sổ hồng được cấp cho người mua căn hộ chung cư khi công trình đã hoàn thành, nghiệm thu đưa vào sử dụng, có hồ sơ pháp lý đầy đủ và không có tranh chấp. Thông thường, việc làm sổ hồng do chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ, phối hợp với cơ quan chức năng để thực hiện, sau đó bàn giao lại cho người mua. Tuy nhiên, người dân cũng có quyền tự nộp hồ sơ nếu chủ đầu tư chậm trễ hoặc không thực hiện đúng cam kết.
Hồ sơ cấp sổ hồng cho căn hộ chung cư bao gồm: Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Hợp đồng mua bán căn hộ đã công chứng, Biên bản bàn giao căn hộ, Biên lai hoàn thành nghĩa vụ tài chính (thuế, lệ phí trước bạ), Giấy tờ nhân thân của chủ sở hữu, và bản vẽ mặt bằng căn hộ. Đối với các dự án mới, chủ đầu tư còn phải cung cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của dự án, Giấy phép xây dựng, Biên bản nghiệm thu công trình và Bản vẽ hoàn công.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, người dân hoặc chủ đầu tư nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh hoặc chi nhánh cấp quận, huyện. Cơ quan này sẽ kiểm tra, đối chiếu hồ sơ pháp lý, xác nhận tình trạng nộp thuế và tiến hành đo đạc, kiểm tra hiện trạng căn hộ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian giải quyết thường không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Theo quy định, chủ đầu tư có trách nhiệm làm thủ tục cấp sổ hồng trong vòng 50 ngày kể từ ngày bàn giao căn hộ cho người mua. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều dự án bị kéo dài do vướng mắc trong nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, vi phạm quy hoạch, thay đổi thiết kế so với giấy phép xây dựng, hoặc chưa hoàn thành hạ tầng kỹ thuật theo yêu cầu nghiệm thu. Trong các trường hợp này, người mua dù đã ở ổn định vẫn chưa thể được cấp sổ hồng cá nhân.
Khi chủ đầu tư chậm làm thủ tục, người dân có thể tự đứng ra nộp hồ sơ cấp sổ hồng. Trước hết, cần yêu cầu chủ đầu tư cung cấp hồ sơ pháp lý của dự án, giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính và bản vẽ mặt bằng căn hộ. Nếu chủ đầu tư không hợp tác, cư dân có thể gửi đơn đề nghị Sở Tài nguyên và Môi trường hoặc UBND cấp tỉnh nơi có dự án can thiệp. Trong nhiều trường hợp, cơ quan Nhà nước sẽ yêu cầu chủ đầu tư hoàn thiện nghĩa vụ để bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người mua.
Về nghĩa vụ tài chính, người mua phải nộp lệ phí trước bạ bằng 0,5% giá trị căn hộ (tính theo hợp đồng mua bán hoặc bảng giá do UBND cấp tỉnh ban hành), cùng lệ phí cấp Giấy chứng nhận từ 100.000 – 500.000 đồng tùy địa phương. Các khoản thuế đất và chi phí hoàn công do chủ đầu tư chịu, trừ khi có thỏa thuận khác trong hợp đồng.
Một điểm đáng chú ý là sổ hồng căn hộ chung cư thường ghi rõ: quyền sở hữu căn hộ, diện tích sử dụng, phần sở hữu chung (như hành lang, thang máy, tầng hầm), cùng thời hạn sử dụng đất của tòa nhà. Đối với chung cư được xây trên đất ở đô thị, thời hạn sử dụng thường lâu dài. Riêng các chung cư xây trên đất thương mại – dịch vụ, thời hạn ghi trong sổ sẽ theo thời hạn thuê đất của dự án (thường 50 – 70 năm).
Trong thực tế, việc chậm cấp sổ hồng không chỉ gây bất tiện cho người dân khi mua bán, thế chấp, mà còn ảnh hưởng đến uy tín của thị trường bất động sản. Nhiều chủ đầu tư bị phản ánh vì cố tình chậm bàn giao hồ sơ, thậm chí thu thêm phí “làm sổ hộ” trái quy định. Bộ Tài nguyên và Môi trường đã nhiều lần yêu cầu các địa phương rà soát, xử lý nghiêm những dự án chậm cấp sổ, đồng thời công khai tiến độ giải quyết để người dân giám sát.
Theo các chuyên gia, để tránh rủi ro, người mua nên chọn dự án đã hoàn thiện pháp lý, có sổ đỏ đất dự án và được cấp phép xây dựng đầy đủ. Khi ký hợp đồng, cần yêu cầu ghi rõ thời hạn chủ đầu tư phải nộp hồ sơ cấp sổ hồng và các nghĩa vụ tài chính liên quan. Đồng thời, người mua cần lưu giữ toàn bộ chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, hóa đơn thuế – đây là căn cứ quan trọng nếu xảy ra tranh chấp sau này.
Sổ hồng không chỉ là tờ giấy xác nhận quyền sở hữu, mà còn là “lá chắn” pháp lý bảo vệ tài sản lớn nhất của mỗi gia đình. Việc nắm rõ thủ tục, hồ sơ và quyền lợi giúp người dân chủ động hơn trong quá trình làm sổ, đồng thời góp phần thúc đẩy thị trường nhà ở minh bạch, an toàn và phát triển bền vững.
