Theo quy định tại Luật Đất đai 2013 và Nghị định 43/2014/NĐ-CP, người sử dụng đất có quyền yêu cầu tách thửa nếu mảnh đất đáp ứng đủ diện tích tối thiểu, có Giấy chứng nhận hợp pháp và không thuộc khu vực bị cấm tách thửa. Tuy nhiên, với trường hợp đất đồng sở hữu, việc tách sổ chỉ được thực hiện khi tất cả các đồng sở hữu đồng ý bằng văn bản, có công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của từng người, tránh tranh chấp sau này khi một bên tự ý tách hoặc chuyển nhượng phần đất chung.
Bước đầu tiên, các bên cần thống nhất phân chia quyền sử dụng đất. Có thể lựa chọn một trong hai hướng: chia bằng hiện vật (mỗi người một phần đất riêng biệt) hoặc chia bằng giá trị (bán chung rồi chia tiền). Nếu chọn phương án chia đất, diện tích từng phần phải đạt diện tích tách thửa tối thiểu theo quy định của địa phương — ví dụ, ở Hà Nội là 30m², TP.HCM là 36m² (tùy khu vực). Việc phân chia phải thể hiện rõ ràng trên bản đồ đo đạc, có sơ đồ thửa đất tách riêng, được cơ quan đo đạc chuyên môn xác nhận.
Sau khi đã thống nhất ranh giới, các đồng sở hữu sẽ cùng lập Văn bản thỏa thuận phân chia đất đồng sở hữu, có công chứng hoặc chứng thực. Văn bản này đóng vai trò là căn cứ pháp lý để một hoặc nhiều người đứng ra làm hồ sơ tách thửa. Hồ sơ gồm:
Đơn đề nghị tách thửa (theo mẫu của Bộ TN&MT);
Bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
Văn bản thỏa thuận phân chia hoặc tặng cho phần đất (có công chứng);
Bản vẽ đo đạc hiện trạng, sơ đồ thửa đất mới;
Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu của các đồng sở hữu.
Hồ sơ được nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc UBND cấp huyện nơi có đất. Trong vòng 15–20 ngày làm việc, cơ quan quản lý đất đai sẽ tiến hành đo đạc, thẩm định hồ sơ, xác nhận biến động và cấp Giấy chứng nhận mới cho từng người theo phần đất đã tách. Trường hợp hồ sơ có sai lệch hoặc thiếu sót, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu bổ sung trong thời hạn 10 ngày.
Một vấn đề nhiều người gặp phải là phần đất chung có nhà ở, công trình hoặc không đủ diện tích tách thửa. Khi đó, việc chia hiện vật không khả thi, buộc các bên phải thỏa thuận bằng giá trị: có thể bán đất để chia tiền, hoặc một người nhận phần đất và thanh toán lại giá trị tương ứng cho người còn lại. Nếu không đạt được thống nhất, các bên có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân để yêu cầu phân chia tài sản chung.
Ngoài ra, trong trường hợp đất được thừa kế mà chưa chia di sản, việc tách sổ chỉ thực hiện sau khi đã có văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản. Đây là bước pháp lý bắt buộc để xác định rõ người được quyền sở hữu từng phần trước khi tách.
Một điểm đáng lưu ý là sau khi hoàn tất tách sổ, mỗi người sẽ có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất riêng, độc lập trong giao dịch, thế chấp hay chuyển nhượng. Tuy nhiên, phần hạ tầng chung như đường nội bộ, cống thoát nước, hoặc lối đi chung vẫn phải được ghi nhận rõ quyền sử dụng chung trong hồ sơ pháp lý — tránh tranh chấp về sau.
Trên thực tế, nhiều trường hợp “vướng” do chưa thống nhất được tỷ lệ sở hữu, hoặc một người cố tình không hợp tác ký giấy tờ. Trong tình huống đó, tách sổ riêng gần như bất khả thi nếu không có sự can thiệp của Tòa án. Vì vậy, các chuyên gia pháp lý khuyến cáo: khi đồng sở hữu đất, nên lập hợp đồng xác định phần quyền sử dụng ngay từ đầu, có công chứng rõ ràng, để sau này dễ dàng làm thủ tục tách sổ hoặc chuyển nhượng.
Có thể thấy, việc tách sổ cho đất đồng sở hữu là quá trình đòi hỏi sự đồng thuận, minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đo đạc chính xác và thống nhất rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rơi vào tranh chấp kéo dài. Trong bối cảnh nhu cầu sử dụng đất riêng, chuyển nhượng, thế chấp ngày càng tăng, hiểu đúng quy trình và chuẩn bị kỹ càng chính là “chìa khóa” để giải phóng giá trị thật của mảnh đất tưởng chừng đang bị “trói” trong sổ chung.
